БДР и БДДС: что это такое, и зачем они нужны

БДР — бюджет доходов и расходов. Этот плановый отчёт о прибылях и убытках отражает, сколько компания планирует заработать, и какие расходы понесёт. Структура документа формируется индивидуально, в зависимости от особенностей бизнеса. Статьи БДР делятся на доходные и расходные (плановые и фактические):

• выручка от реализации (доход от основной деятельности компании);
• внереализационные доходы (доход от сдачи имущества в аренду, проценты по вкладам, курсовые разницы);
• прочие доходы;
• себестоимость проданных товаров или услуг (затраты на материалы, производство, зарплаты);
• коммерческие расходы (реклама, маркетинг, транспорт);
• административные расходы (аренда офиса, коммунальные платежи, зарплата);
• финансовые расходы (проценты по кредитам, банковские комиссии);
• прочие расходы (штрафы, пени).

Бюджет доходов и расходов, как правило, формируется на год вперёд с разбивкой по месяцам. Фиксация всех прогнозируемых доходов и расходов помогает:

• контролировать выполнение ключевых бизнес-показателей;
• расставлять приоритеты в направлениях расходов;
• выявлять причины расхождений в планируемых и фактических значениях.

БДДС — бюджет движения денежных средств. Этот отчёт отражает все планируемые и фактические финансовые операции компании на год вперёд. Такая таблица помогает увидеть, на что уходят деньги, и оценить хватит ли их, чтобы оплатить счета. Как правило, БДДС делят на три блока:

• операционная деятельность — транзакции, которые напрямую связаны с работой компании (закупка материалов, выплаты зарплаты, отчисление налогов, арендная плата);
• финансовая деятельность — источники финансирования бизнеса (кредиты, займы, взносы) и расходы на выплату процентов;
• инвестиционная деятельность — любые вложения в бизнес (закупка нового оборудования, открытие нового филиала).

БДДС не такой детализированный, как платёжный календарь, он формируется кассовым методом (по факту). Тем не менее, он позволяет увидеть, где находятся деньги в данный момент, и грамотно спланировать финансовые потоки.

В результате бюджет движения денежных средств нужен:

• для планирования денежных потоков;
• для контроля за финансовым состоянием компании;
• для оптимизации расходов;
• для предотвращения кассовых разрывов;
• для принятия финансовых решений;
• для анализа эффективности финансовой стратегии.

Наличие БДР и БДДС необходимо как для больших компаний, так и для маленьких. Чем раньше владелец бизнеса займётся финансовым планированием, тем больше у него будет шансов на рост. Брать все финансы под контроль стоит ещё на старте развития. На этом этапе вести бюджет можно самостоятельно в Excel или Google Таблице. Важно, чтобы все операции были перед глазами и формировали общую картину.

По мере роста бизнеса финансовый учёт лучше всего поручить профессионалам, а также приобрести специализированные IT-решения, которые в разы упростят работу. Это точно стоит сделать, если в компании уже есть люди, занятые финансовым планированием и учётом: бухгалтер, экономист, руководители проектов (центров финансовой ответственности).

Процесс составления БДР состоит из четырёх шагов:

1. расчёта основных постоянных затрат (материалы, оплата труда, коммунальные платежи и т. д.);
2. расчёта предполагаемых переменных затрат (страхование, доставка, рекламные кампании и т. д.);
3. расчёта предполагаемых доходов (операционный доход, гранты, проценты по депозитам и т. д.);
4. планирования прибыли и составление БДР.

Чтобы составить БДДС, нужно также выполнить четыре шага:

1. определить остаток денег на счетах компании;
2. рассчитать предполагаемые доходы;
3. определить предполагаемые расходы;
4. рассчитать чистый финансовый поток.

Для эффективной работы с БДР и БДДС стоит следовать ряду советов:

• работайте с двумя документами одновременно, ведь наличие прибыли не гарантирует положительный денежный поток;
• указывайте реалистичные показатели, не «накидывайте» в доходы «плюс 50%» для красивой картинки;
• не гонитесь за 100% выполнением плана, достижение 80% уже считается успехом, поэтому имеет смысл делать сценарное планирование (стрессовый сценарий, благоприятный сценарий и «что-то посередине»);
• учитывайте в документах сезонность бизнеса, отсрочки платежа, выплаты процентов по кредиту — часто бизнес выглядит привлекательно, пока не начинает рассчитываться с кредиторами;
• выделяйте в показателях нормальную прибыль (процентом или абсолютным значением) — так вы всегда будете видеть, сколько денег можно изъять из бизнеса, если потребуется;
• регулярно пересматривайте бюджет в соответствии с рыночными изменениями, не лишним будет прогнозировать изменение показателей, например, рост заработной платы;
• автоматизируйте, чтобы минимизировать ошибки и сэкономить время на моделирование;
• отслеживайте отклонения фактических показателей от планируемых и разбирайтесь в причинах;
• следите за возможными кассовыми разрывами и принимайте превентивные меры;
• интегрируйте бюджеты в управленческие решения.

Помните, что деньгами необходимо управлять, в противном случае, они будут управлять вами. Грамотный контроль финансов значительно минимизирует расходование денег в никуда, а также риски непредвиденных финансовых трудностей и банкротства.